Ausgangssituation
Ein etablierter Sanitär-Heizungsbetrieb mit 18 Mitarbeitern kämpft mit ineffizienten Prozessen bei der Auftragsverwaltung. Notdiensteinsätze werden über Zettel koordiniert, Materialverbrauch wird handschriftlich erfasst und die Rechnungsstellung erfolgt zeitverzögert durch manuelle Übertragung der Daten. Dies führt zu Fehlern, verzögerten Abrechnungen und unzufriedenen Kunden.
Herausforderungen
- Zettelwirtschaft: Einsatzzettel gehen verloren oder sind unleserlich
- Materialerfassung: Verbrauchte Materialien werden oft vergessen oder falsch notiert
- Rechnungsstellung: Verzögerungen von mehreren Tagen bis zur Rechnungslegung
- Dokumentation: Fehlende oder unvollständige Arbeitsnachweise
- Kommunikation: Ineffiziente Abstimmung zwischen Büro und Monteuren
Lösungsansatz mit No-Code-Technologie
Digitale Einsatzplanung
- Zentrale Auftragsverwaltung mit Echtzeit-Übersicht aller Termine
- Automatische Zuweisung von Monteuren basierend auf Qualifikation und Verfügbarkeit
- Mobile App für Techniker zur direkten Auftragseinsicht
Digitale Materialerfassung
- Barcode-Scanner-Integration für schnelle Materialerfassung
- Digitaler Materialstamm mit aktuellen Preisen
- Automatische Lagerverwaltung mit Mindestbestandswarnung
Automatisierte Rechnungsstellung
- Direkte Übertragung von Arbeitszeiten und Materialverbrauch
- Automatische Kalkulation basierend auf Stundensätzen
- Sofortige Rechnungserstellung nach Auftragsabschluss
Foto-Dokumentation
- Integration von Smartphone-Kameras für Vorher-/Nachher-Aufnahmen
- Automatische Zuordnung zu entsprechenden Aufträgen
- Digitale Kundensignatur auf Tablet oder Smartphone
Erwartete Vorteile
- Effizienzsteigerung: 40% weniger Verwaltungsaufwand
- Schnellere Abrechnung: Rechnungen am gleichen Tag
- Reduzierte Fehlerquote: Eliminierung von Übertragungsfehlern
- Bessere Kundenzufriedenheit: Transparente Dokumentation und schnelle Abwicklung
- Optimierte Lagerhaltung: Automatische Bestandsverwaltung
